Introducción a los Sistemas Colaborativos

 Definiciones de trabajo en grupo

• ¿Por qué se requiere trabajo en grupo?

• Problemas cada vez más complejos.
• Problemas son cada vez de mayor tamaño
• Problemas cada vez más especializados
• Soluciones requieren aptitudes diferentes

• Consecuencias

• Cambio de actitud

• Personas necesitan trabajar como miembros de un equipo (cooperación).
• Personas requieren intercambiar información más frecuentemente.
• El éxito de un equipo de trabajo dependerá no sólo de aptitudes individuales sino que del nivel de cooperación.

• Cambio organizacional

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Comunicación es escencial

• Intercambio de información a través de una memoria organizacional

• Conversaciones informales.

• Conversaciones cara a cara.
• Teléfono.
• Reuniones.

• Comunicación formal.

• Documentos (reportes, manuales, cartas,etc).
• Reuniones grabadas.

• Intercambio de información apoyada por computador.

• E-mail, bases de datos, documentos electrónicos, documentos en Web.

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CSCW y Groupware

• ¿Qué es CSCW?

• Computer Supported Cooperative Work

• Groupware

• Software para apoyar el trabajo en grupo.

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Espectro de Sistemas Colaborativos

                              Bajo                                Alto

b. Dimensión de ambientes compartidos (desde ambientes compartido bajos a altos):

                              Bajo                                Alto

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Taxonomía de Sistemas Colaborativos

• Sistemas de mensajes.
• Editores multiusuarios.
• Sistemas de apoyo a decisión de grupos y piezas de reunión electrónica.
• Conferencias computarizadas.

• En tiempo real.
• Teleconferencias.
• De escritorio.

• Agentes inteligentes.
• Sistemas de coordinación.

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Arquitectura de una aplicación colaborativa

• Colaboración a través de un repositorio común

• Comunicación entre usuarios

• "Awareness" de datos y de usuarios

• Protocolos de acceso a la información

• Roles de usuarios

Aspectos en que se seguirá trabajando a futuro. Analizaremos esto focalizándonos en software de apoyo a grupos de trabajo de tamaño pequeño a mediano.

• Interfaces grupales:

• Interfaces WYSIWIS.
• Foco del grupo y aspectos distractivos.
• Aspectos relacionados con la dinámica de grupo.
• Aspectos relacionados con la administración del espacio de la pantalla.
• Aspectos relacionados con herramientas de interfaces grupales.

• Procesos de grupos (tareas que requieren de un conjunto de usuarios):

• Protocolos de grupo.
• Operaciones de grupo.
• Factores organizacionales y sociales.
• Excepciones y coordinación.
• Integración de apoyo de actividades.

• Control de concurrencia: es necesario resolver los conflictos producidos como consecuencia de la participación simultánea de los participantes.

• Otros aspectos de sistemas:

• Protocolos de comunicación.
• Control de acceso.
• Notificación.

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Ejemplos de Trabajo en Grupo

• Herramientas existentes: Software existente individual adaptado para grupos trabajando juntos.

• Editores de texto.
• Hojas de cálculo.
• Herramientas gráficas.

• Nuevas herramientas (orientadas a grupos). Software no individual.

• Reuniones electrónicas.
• Herramientas de coordinación.
• Schedulling.
• Workflow.

• ¿Es un SABD un sistema colaborativo?.

• Flujo de Trabajo (Workflow)

• Reemplazar el flujo de papeles por flujo electrónico.
• Ahorro de papel, aumento de eficiencia, adición de inteligencia.
• Rol activo en la diseminación de información.
• Sistemas basados en el usuario: BeyondMail.
• Sistemas basados en agentes: Workman.
• Sistemas basados en servidores: Action.

• Software en el Mercado:

• Timbuktu. Ver http://bio444.beaumont.plattsburgh.edu/TB2/Timbuktu.html.
• Lotus Notes. Ver http://www.lotus.com.
• Meeting Maker
• XNear
• Coordinator. Ver http://www.actiontech.com.
• Windows for Workgroups
• Publish/Subscribe del Sistema 7 de Apple
• COLAB (Xerox):
• Preparación de un texto conjunto.
• Cara-a-cara sincrónico.
• WYSIWIS (What You See Is What I See).
• “Brainstorming”, organización y evaluación.
• NetMeeting. Ver http://www.microsoft.com.

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Resultados positivos del uso de Sistemas Colaborativos

• Estimula el trabajo en paralelo.

• Permite trabajo en subgrupos.

• Incrementa el acceso a la información.

• Resultados de mejor calidad.

• Concentración de cada participante en sólo algunos aspectos del trabajo.

• Caso remoto: Estimula la creatividad y participación reduciendo la inhibición por status.

• Caso asincrónico: Permite trabajar cuando se tenga disponibilidad.

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Problemas en el uso de Sistemas Colaborativos

• Requiere más atención de los participantes

• Tendencia hacia la disminución en el consenso

• Interacción confusa, caótica y hasta desenfocada

• Caso remoto: comunicación mucho más restringida

• Caso remoto: sesiones más serias

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¿Por qué es necesario el Groupware?

• Para permitir algunos tipos de trabajo en equipo.

• Que serían imposible o muy difícil de realizar sin apoyo computacional.

• Para hacer el trabajo en un grupo más efciente.

• Tiempo.
• Costo.

• Para obtener mejores resultados.
• ¿Cómo medimos el resultado de un grupo de trabajo?.
• ¿Cómo sabemos que los miembros del equipo están trabajando?.
• ¿Qué características son necesarias para groupware?.

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Mercado del Groupware

• Datos sobre groupware y mercados relacionados (USA y Europa).

• 500 productos de groupware (Baecker).
• 38 millones de usuarios estimados.
• Crecimiento rápido.
• 45 millones de personas trabajando en casa (al menos part-time).

• Mercado de reingeniería
• Mercado de educación/entrenamiento.

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Aspectos Sociales de CSCW

• Interacción entre humanos mediada por computador.

• Interacción grupal y humana es una disciplina antigua y compleja en ciencias sociales.

• Interacción humano-computador obtuvo buenos resultados con muy poco apoyo de disciplinas sociales (diseño intuitivo).

• ¿Debiésemos tener el mismo enfoque en groupware?.
• Experiencias previas no-exitosas nos dan algunas pistas que el problema es mucho más complejo y la intuición no es suficiente (ver Grudin).
• Estudiar y analizar paradigmas de ciencias sociales tomadas en consideración:

• Jerarquías, falta de cooperación, anonimato, culturas.

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CSCW y Bases de Datos

• Cooperación requiere intercambio de información.
• Organización requiere memoria.
• SABD es ahora una herramienta estándar de almacenamiento y consulta de información.
 
• Verdadero?

• Una BD es una forma pasiva e indirecta de intercambio de información.
• Trabajo cooperativo soportado por BD.
• ¿Cómo podemos hacer que un SABD sea más activo?.
• ¿Qué características de las BD pueden ser útiles?.

Existen al menos cinco áreas que influirán en el desarrollo de los Sistemas Colaborativos a futuro:

• Sistemas distribuidos.
• Comunicaciones.
• Interacción humano-computador.
• Inteligencia artificial.
• Teoría social.

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Motivación del curso

• Contenido.

• Introducir conceptos.
• Investigar aspectos de CSCW.
• Analizar logros tecnológicos en groupware.

• Metas

• Prepararlo para esta área
• Tomar el primer paso hacia el uso, entendimiento y desarrollo de groupware.

• ¿Cómo?.
• Lecturas sobre CSCW.
• Práctica con herramientas existentes.
• Desarrollo de modelos o herramientas.

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Introducción a CSCW

• Historia (hechos relevantes en CSCW)

• Algunos artículos desconectados (81-86)
• Expansión de las redes
• Algunos proyectos experimentales (86-88)
• Primera conferencia CSCW (88) [Greif 88]
• Conferencia siguiente (90)
• Primera Conferencia Europea (91)
• Artículos de investigación, reportes, revistas, libros, etc.
• Workshops.
• Software comercial (Lotus Notes).
• Resultados experimentales.
• Grupos de interés.
• Computación Organizacional.
• Web.

• Software comercial en la Web.
• BPR serio.

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¿Por qué Ciencia de la Computación en Trabajo Colaborativo ?

• Eficiencia.

• Más información documentada (memoria organizacional).
• Más interacción paralela (Interacción asincónica).
• Más información objetiva (interacción orientada a texto).

• Reducción de costos.

• Menos viajes.
• Menos papel y correo.
• Menos consumo de tiempo.

• Más fácil de evolucionar.
• ¿Producirá un paradigma diferente para comportamiento grupal?

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Clasificación de Groupware y Relación con otras Areas

• Computación .
• Interacción humano computador.
• Interfaces de grupo y "awareness".
• Bases de Datos.
• Memoria organizacional o grupal.
• Redes.
• Cooperación geográficamente distribuida.
• Hipermedios.
• Paradigma Web.
• Multimedios.
• Mejor medio de comunciación.
• Inteligencia artificial.
• Agentes.
• Ciencia Social.
• Grupos.
• Administración.

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Conclusiones

• Área interesante.
• Área que promete.
• Problemas abiertos, oportunidades.
• Multidisciplinario.
• Sin embargo, hay que tomar la historia de fallas costosas y repetitivas: aplicaciones tales como video-conferencias y calendarios en línea han sido grandemente un fracaso.
• Esto no es sólo debido a tecnología pobre, sino que también a suposiciones pobres de los diseñadores en el uso de la tecnología.

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Referencias

[Bellotti92] Bellotti V., Dourish P., "Awareness and Coordination in Shared Work Spaces", Procedings of CSCW 1992.

[Bireman94] Bireman B. (editor), Workflow 94 Conference Procs. Scottsdale, AZ: The Conference Group.

[Bock92] Bock G. "Workflow as Groupware: A Case for Group Language?" GroupWare 92. David D. Coleman (editor). San Mateo, CA. Morgan Kaufmann Pub. 1992.

[Burns94] Burns N. "Workflow Automation: A Methodology for Change". The Workflow CD-ROM Sampler. Creative Networks. 1994.

[Coleman94] Coleman D. Groupware 94: The Workgroup Solutions Conference Proceedings. Scottsdale, AZ: The Conference Group.

[Conklin92] Conklin J. "Capturing Organization Memory". Groupware 92. David D. Coleman (editor). San Mateo, CA. Morgan Kaufmann Pub. 1992.

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[Greif88] Greif I.(editor) (1988). "Computer Supported Cooperative Work: A Book of Readings". San Mateo, CA. Morgan Kaufmann Publishers.

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[Workflow] Workflow Management Coalition (1993). The Workflow Reference Model Version 0.6. June 1993. Document Number SC001-1003. (This document gets periodically updated.)