Sistema de Apoyo a Reuniones 

 Introducción

• Veremos un área de aplicación importante en CSCW "Computer Support Group Work".
• Areas relacionadas:
• EMS. "Electronic Meeting Support"
• GDSS Group Decision Support Systems .

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¿Por qué reunirse?

• Una herramienta de cooperación

• Compartir conocimientos y experiencias

• Propósitos de una reunión:
• Reconciliar un conflicto (29%)
• Obtener criterio de grupo o decisión (26%)
• Resolver un problema (11%)
• Asegurarse que todos entienden (11%)
• Facilitar la comunicación entre miembros (5%)
• Obtener apoyo para un programa (4%)
• Explorar nuevas ideas y conceptos (4%)
• Aceptar informes (2%)
• Demostrar un proyecto o sistema (2%)

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Acciones Anteriores a la Reunión

• Esencial para el éxito de la reunión

• Usualmente no realizadas o subvaloradas

• Componentes:
• Problemas y resultados esperados
• Agenda
• Roster (gente a invitar)
• Reglas básicas / roles
• slots de tiempo (reglas)
• facilitadores (roles)
• tomadores de decisiones (roles/reglas)
• Preparación de participantes
• distribución del material
• obtener información necesaria

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Acciones después de la Reunión

• Mantener el momentum de la reunión
• Incrementar la confianza en la herramienta de la reunión
• A veces manipulada por administradores
• Decisiones y acciones son dejadas sin realizar

• Requiere herramientas de coordinación
• Componentes:
• Registro de decisiones y planes
• Trabajo en items que requieren más investigación (pre y próxima reunión)
• Implementación de decisiones
• Seguimiento de decisiones
• realimentación a participantes
• Responsabilidades

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¿Por qué las reuniones fallan?

• Demasiadas reuniones
• Usadas para tratar cada crisis (pequeñas o triviales)
• Uso de tiempo invaluable (que de lo contrario habría sido dedicado a "trabajo real")
• Sensación de "¿Qué estoy haciendo aquí?"

• Las reuniones toman demasiado tiempo
• No se les asigna tiempo suficiente
• Falta de coordinación

• Las reuniones son usualmente ineficientes e improductivas
• Falta de preparación
• Demasiados egos
• Muy pocos leones (demasiadas ovejas)
• Uno obtiene lo que recompensa

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Ciclo de Vida de una Reunión: Sistemas de Apoyo a las Reuniones

• Para preparación:
• Scheduling
• Pre-discusiones
• Disponibilidad de la información

• Para la reunión:
• Organizar la discusión
• Permitir interacción en paralelo
• Editores cooperativos
• Generación de memoria
• Conteo de votos
• Permitir el juego de roles

• Para la post-reunión
• Informar de acciones de seguimiento
• Coordinación de acciones
• Consultas a la memoria organizacional
• Post-discusiones (clarificaciones)

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Mejoras con Sistemas de Reuniones Electrónicas (SRE)

• Permite trabajo simultáneo
• Provee iguales oportunidades
• Inhibe el comportamiento negativo
• Permite reuniones con grupos de mayor tamaño
• Alternativa de diferentes métodos
• Ofrece acceso a información externa
• Desarrolla memoria organizacional

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Efectos Potenciales de un SRE

• Mejoras de procesos
• Sinergía
• Aprendizaje
• Estimulación
• Mayor información
• Comunicación más precisa
• Más evaluación objetiva
• Efectos dependen de técnicas específicas usadas

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Percepción

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SRE: Reuniones Mismo Tiempo, Lugares Diferentes

• Tecnologías y Herramientas:
• Teleconferencias
• Videoconferencias
• Conferencias de datos
• Realidad Virtual
• EMS distribuídas (con la ayuda de las tecnologías antes descritas)
• Ver http://www.edensys.com/edensys/eden/edentmr.html

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Pre-Reuniones: Editores Cooperativos

• Permite "authoring" distribuido
• Sincrónico
• Asincrónico

• Limitado a pocas personas
• Similar a reuniones pero con tarea más específica
• En algunos casos, permite soporte a tareas de post-reuniones
• Ejemplos:
• QUILT [DOURI92]:
• Asincrónico, coordinación más que edición, enfoque de hypermedia, roles, notificación por e-mail
• PREP (Work in PREParation) [NEUWI90]:
• Asincrónico, no estructurado (chuncks), ideal para "brainstorming", roles
• GROVE (GRoup Outline Viewing Editor) [ELLIS91]:
• Asincrónico, pantallas privadas y comunes, locking, sin roles
• AMAYA:
• Asincrónico, permite edición colaborativa de documentos sobre Web.
• Ver en http://www.w3.org/Amaya/

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Modelos Conversacionales

• Definen la interacción entre usuarios
• Ejemplo: IBIS para toma de decisiones (J. Conklin & M.L.Bereman [1988], "gIBIS: A Hypertext Tool for Exploratory Policy Discussion", ACM Transactions on Office Information Systems 6 (4), pp:303-331).

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Discusión utilizando el modelo IBIS

• Tema generado

Riesgos de Fumar
• Posición

Fumar hasta los 32 años no es riesgoso
•  Argumento a favor

  Algunos científicos dignos de confianza evidencian esta descripción
 

Argumento en contra
Fumar a cualquier edad siempre es perjudicial para la salud

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Ejemplos

•  Ejemplo: WIT (Web Interactive Talking)

Ver en http://www.w3.org/WIT/. Basado en modelo IBIS en Web. Construído para interactuar en forma remota asincrónica inmediatamente después de la conferencia WWW94.
• Ejemplo: Coordinator por Action Tecnologies. Ver http://www.actiontech.com/.
• Ejemplo: SISCO

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Interacción en SISCO

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El Modelo Orientado a Objetos de SISCO

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Ejemplo utilizando el Modelo SISCO

• Titulo Estudio de los procesos de recepción de demanda y facturación.

Coordinador
Jim Olson

Participantes
Jim Olson
John Severski
Harry Jacobson
Marjorie Carbo
Joyce Randal

Restricciones
No se contrataran nuevos empleados sino hasta el próximo año
No se trabajará en el área de microelectrónica
No se contrataran empleados en el área de producción
Los procesos deben ser hechos por los mismos empleados

Itemes
Revisión del proceso de Demandas y facturación

• Objetivos

Estudiar sistema actual, basándose en los planes de operación

• Temas

Problemas con el sistema actual Joyce Randal

• Temas generados por ese tema

Revisión de Planes de expansión Harry Jacobson

Temas sustitutos de ese tema

Importancia de la revisión para los planes de expansión Joyce Randal 

Posiciones sobre ese tema

Problemas para procesar todas las demandas Jim Olson

Argumentos a favor de esa posición

La demanda aumentó mucho Jim Olson
No se permite trabajar horas extras Marjorie Carbo
No hay suficientes empleados para realizar todo el trabajo Marjorie Carbo

Argumentos en contra de esa posición

No hay problemas, el trabajo no se hace bien Harry Jacobson
Al momento la manipulación de los requerimientos ocurre de manera aceptable John Severski

Comentarios sobre posición
• El sistema actual no tiene problemas Jim Olson

No se obtiene la suficiente información de los clientes y sus requerimientos Harry Jacobson

Comentarios sobre posición

No se entiende el anterior argumento ante esta posición Jim Olson
Efectos generados por los problemas con el sistema actual Harry Jacobson

Posiciones sobre ese tema

Hay reclamos de los clientes Jim Olson

Argumentos a favor de posición
Algunas solicitudes se pierden Jim Olson
Estos reclamos son causados por la demora en otras tareas Marjorie Carbo

Argumentos a favor de posición
Cuando las solicitudes y facturas son demoradas, todos debemos ayudar Marjorie Carbo
Verificar otras experiencias de automatización

Temas
Existen otros sistemas en la compañía que fueron automatizados John Severski

Temas sustitutos de ese tema
Qué beneficios obtiene la compañía con la solución de automatización John Severski

Temas generados por ese tema
Han habido soluciones en otras compañías que podríamos analizar Joyce Randal

Tema genera tarea
Obtener más información acerca de los sistemas automatizados Joyce Randal

Tema genera tema
Propongo a Marjorie Carbo, para la realización de esta tarea Joyce Randal

Posiciones sobre tema
La información no es mi rubro Marjorie Carbo

Comentarios sobre posición
Esa fue una sutil sugerencia Joyce Randal
Joyce Randal es responsable por la tarea Jim Olson

Posiciones sobre tema
Pienso que es necesario ver soluciones externas Harry Jacobson
La compañía tiene una particular ruta de trabajo Harry Jacobson
Otras compañías han usado la automatización Joyce Randal

Argumentos a favor de posición
Los resultados obtenidos son positivos Joyce Randal

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Ejemplos

• TCBWorks. ver en http://tcbworks.cba.uga.edu/
• SISCO-RIO. Ver http://www-aep.nce.ufrj.br/cgi-bin/sisco

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Conclusiones

• Soporte a reuniones es una aplicación prometedora
• Solucionar problemas sociales
• Ejemplo: Decisiones
• Aspectos sociales de las reuniones

• Aún un problema abierto
• Tópico candente!
• Soporte a interacción en tiempo real requiere mucha tecnología

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Sugerencias

• Estructure una discusión utilizando modelos de argumentación tales como IBIS o SISCO.
• Explore el apoyo a decisiones basado en interacción remota.
• Explore las posibilidades de apoyo a reuniones usando Web.
• Instale AMAYA en su computador y experimente con él.
• Instale WIT en su computador y experimente.
• Conéctese a SISCO-Rio y experimente.

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Referencias Adicionales

J. F. Nunamaker, EMS. Lessons learned. 1997.

Flavia Romero Pérez, Sistema Colaborativo Para el Apoyo Electrónico a Reuniones, Tésis para optar al grado de Magister, Departamento de Ciencia de la Computación, Pontificia Universidad Católica de Chile, 1997. URL: http://www.ing.puc.cl/~group/sisco/indice.html.
 
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