Workflow

Introducción

• CSCWP: Computer Supported Collaborative Work Processing

• "Automatización de los procesos que se usan diariamente en una empresa. Una aplicación de Workflow automatiza la secuencia de acciones, actividades y tareas usadas para ejecutar los procesos, incluyendo monitoreo en cada instante del proceso, así como las herramientas para administrar el proceso mismo".

• "Flujo de trabajo es la secuencia de acciones y pasos usados en procesos de negocios. Flujo de trabajo automatizado aplica tecnología al proceso, aunque no necesariamente en cada acción. En esta definición es necesario que más de una persona esté involucrada".

• Workflow tiene sus raíces en imágenes de documentos:

• Scanning
• OCR
• Indexación (archivos estructurados, contenido)
• Almacenamiento
• Registros, archivos, versiones
• Consulta
• Procesamiento del flujo de trabajo

¿Cuánta programación se requiere?

• Nivel de programación requerido por usuarios y corporación que adoptan esta tecnología
• ¿Es un compilador de C un sistema de workflow?
• Otro extremo: bloques predefinidos donde el usuario contruye su aplicación

• Winograd y Flores, de Action Technologies, proponen un modelo basado en teorías de lenguaje y comunicación llamado "Coordinador".

• Ven a una organización como una "red de compromisos".

• Los gerentes realizan conversaciones donde crean, se preocupan e inician nuevos compromisos.

• Compromiso para una acción, característica que precede a una acción.

• Su modelo de Workflow está basado en este modelo:

• Abrir
• Negociar
• Rendimiento o acción
• Satisfacción o aceptación

• Implica cambiar la organización

• También se conoce como basado en "e-mail" o en "bases de datos".

• Dos enfoques para Workflow basado en mensajes:

• Aplicaciones sobre e-mail mejorado: norificaciones, recibos, formularios, reenvio basado en reglas, llenado automático, firma digital, etc. Suficientes para soportar Workflow liviano, Workflow administrativo y Workflow ad-hoc.
• Aplicaciones apoyadas por e-mail pero con extensiones de Workflow: paquetes de formularios, ruteo secuencial de formularios, monitoreo del progreso en la ruta de un formulario, etc.

• Workflow basado en bases de datos:

• Implementado sobre un producto comercial, que generalmente tienen manejo de documentos.
• Algunos están generando sus propios productos Workflow.
• Típico en arquitecturas cliente/servidor.

• "Downsizing" en empresas pretende dar más responsabilidad en desarrollo a los usuarios.

• Herramientas generan aplicaciones Workflow desarrolladas por trabajadores especialistas ("knowledge workers").

• Workflow pensado como asistentes del trabajador: creatividad, manejo de excepciones, procesamiento de tareas.

1. Workflow Transaccional o de Producción

• Existen políticas claras y complejas impuestas por la empresa, desarrolladas durante el tiempo.

• Bajo nivel de cambios en los procedimientos, con transacciones recurrentes.

• Mucho trabajo realizado por personal no calificado: auditorías frecuentes.

• Ejemplos: procesamiento de préstamos, pólizas de seguros, procesamiento de reclamos.

2. Workflow Ad-Hoc

• Apoyan procesos que pueden cambiar y no tan intensivos en transacciones.

• Ejemplos: definición de un nuevo producto, marketing de un producto existente, contratar una nueva persona. Existen fechas límites y responsables, pero éstos pueden cambiar.

3.   Workflow Administrativo

• Usualmente basado en sistemas de e-mail, maneja tareas administrativas rutinarias.

• E-mail con extensiones tales como:

• Creación de formularios simples.
• Ruteo de formularios.
• Iteración para completación del formulario.
• Fechas críticas, notificaciones, alarmas, etc.

• Al diseñar un sistema de Workflow, considerar objetos involucrados tales como dispositivos, personal, agenda de tareas, etc.

• Diseñar diagramas de flujo de datos para procesos de negocios, procedimientos cooperativos, proyectos departamentales y corporativos.

• Para generar y evaluar alternativas:

• Dibuje un modelo de información del dominio del problema antes de especificar y diseñar diagramas de flujo de datos y de control. Este modelo debe describir la estructura de los objetos involucrados en los procedimientos, procesos y proyectos (documentos, formularios, carpetas, cardex, etc.)
• Diseñe y construya un modelo de los departamentos, junto con sus roles, grupos y trabajadores especializados. Aquí se debe identificar a los participantes del Workflow.
• Análisis de los flujos de trabajo y datos de los objetos, utilizando herramientas de diseño para identificar relaciones dinámicas de los objetos.
• Evaluación de estrategias de implementación, especialmente aquellas que involucran productos Workflow.

Los productos de Workflow muestran cuatro elementos comunes:

• Objetivo: Se refiere al flujo de trabajo para completar un objetivo. El objetivo puede ir desde un entregable simple hasta múltiples entregables.

• Participantes o nodos participantes: Tipo de participantes tales como trabajadores, procesos, dispositivos, etc. Para que el trabajo fluya, deben existir enviadores y receptores. La forma de definir la semántica de los participantes depende de la herramienta. Los participantes asumen roles.

• Flujo o conexión de participantes: Conexión o flujo de información, documentos, instrucciones entre participantes. Varios tipos de control de flujo:

• Por ejemplo, ruteo de documentos. Este puede manejar decisiones dependiendo del estátus, disponibilidad, colas, tráfico, etc.

• Documentos y formularios procesados: Tipos de datos a intercambiar entre los participantes.

• En general Workflow se especifica en términos de trabajo y flujo de información entre participantes.

• El comité de estandarización "Workflow Management Coalition" (WMC) incluye:

• Actividad: Una pieza de trabajo hecha por una aplicación, un usuario, un paso, un script, un nodo.
• Definición de proceso: Cuando las actividades están unidas por una red, el resultado es la definición de un proceso que incorpora la semántica del flujo de trabajo, incluyendo los punteros que conectan estas actividades. WMC define estas actividades dentro de una "red de actividades".
• Instancia de proceso: Son las activaciones e instancias de un proceso. En un sistema Workflow, las instancias de procesos tienen nombre, se activan y son monitoreadas.

Mostraremos componentes de sistemas Workflow:

• Definición gráfica de Workflow: diagramas estáticos de flujo de control del Workflow.

• Definición de procesos y activación: El proceso captura las reglas y pasos para un procedimiento particular. Luego nodos, conexiones, participantes, periféricos, acciones, reglas, etc. en la definición de una plantilla de Workflow deben asociarse con los objetos que participan en el Workflow.

• Monitoreo, estátus y estadísticas. Una de las más importantes características de un Workflow es la habilidad de monitorear el estátus y estadísticas. Información crítica debiese ser automáticamente generada y administrada por el motor Workflow en progreso.

• Colas de trabajo: el trabajo se almacena en orden FIFO para su procesamiento.

• Cajas: objetos donde almacenar o agrupar tipos de información, tales como folders.

• Grupos y roles. Los dispositivos cumplen roles bien definidos y específicos: faxes, impresoras, scanners, etc. En el caso de personas es más complejo: los privilegios de acceso a la información dependen de su rol en la empresa.

• Reasignación: permite cambiar o reasignar responsabilidades de un trabajador a otro.

• Reglas y condiciones: permiten definir mecanismos de enrutamiento de información. Por ejemplo:

If "Aplicación de crédito" en Nodo "Contratación de Gerente para Aprobación" tiene más de 3 días AND pedido de contratación es URGENTE THEN envíe memo al Gerente de Personal;

• Notificaciones: puede ser considerado un caso especial de reglas. Por ejemplo:

SEND RECEIPTS to <trabajador siendo notificado> IF Workflow ha llegado a un cierto estado;

• Suspensión y Randezvous: a veces se requiere juntar resultados de varios procesos antes de continuar con otro. Por ejemplo, procesos de aprobación.

• Iteración: caso especial de suspensión.

• Mucho trabajo en sistemas de Workflow.

• Actualmente siendo introducidos con fuerza en las empresas.

• Muchos tipos de herramientas comerciales, aunque no completas y extremadamente caras.

• Revisar:

• Projxsoft on the Web: http://www.projxsoft.com/home.htm

• WMC: Herramienta de Workflow: http://www.promodel.com

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Referencias

[Bock92] Bock G. "Workflow as Groupware: A Case for Group Language?" GroupWare 92. David D. Coleman
(editor). San Mateo, CA. Morgan Kaufmann Pub. 1992.
 
 [Burns94] Burns N. "Workflow Automation: A Methodology for Change". The Workflow CD-ROM Sampler.
Creative Networks. 1994.

[Khoshafian95] Khoshafian S., Buckiewicz M., "Introduction to Groupware, Workflow, and Workgroup Computing",
John Wiley & Sons, 1995.

[Koulopulos94] Koulopulos, T. (1994). "The Workflow Imperative". Delphi Consulting Group.

[Marshak94] Marshak, R.N. (1994). "Workflow White Paper: On Overview of Workflow Software." Workflow 94.
Bob Bierman (editor). San Jose, CA: The Conference Group.

[Palermo92] Palermo, A.M., and McCreedy, S.C. (1992). "Workflow Software: A Primer." In Group-Ware 92
David D. Coleman (ed), Morgan Kaufman Publishers.

[White94] White, Thomas E., and Fischer, Layna (editors) (1994). "The Workflow Paradigm". Alameda, CA: Future
Strategies Inc.

[Workflow93] Workflow Management Coalition (1993). The Workflow Reference Model Version 0.6. June 1993.
Document Number SC001-1003. (This document gets periodically updated.)